Factureer eens op een andere manier

Factureer eens op een andere manier

  • (0) comments
  • 27/09/2016

In de meeste gevallen reikt u een factuur op papier uit en stuurt u deze per post. U kunt echter ook besluiten de facturen elektronisch te verzenden. Dit levert niet alleen kostenbesparing op, maar zo ontvangt de afnemer de factuur ook eerder zodat hij sneller kan betalen. Bij elektronische facturering weet u ook zeker dat de facturen zijn ontvangen. Naast deze mogelijkheid bestaat ook nog de mogelijkheid van selfbilling. Bij selfbilling maakt niet u de factuur op, maar de afnemer. 


U kunt voor de BTW heffing alleen facturen elektronisch versturen als u aan bepaalde voorwaarden voldoet. Een van de meest belangrijke voorwaarden is dat de afnemer akkoord gaat met het feit dat hij de facturen niet langer op papier meer ontvangt van de leverancier, maar elektronisch. U kunt dit vooraf met uw afnemer overeenkomen. Het is overigens niet verplicht om vooraf met uw afnemer overeen te komen dat hij akkoord gaat met het feit dat u de facturen elektronisch gaat versturen. Als uw afnemer namelijk zonder commentaar de door u elektronische verzonden factuur verwerkt en betaalt, kunt u ervan uitgaan dat hij akkoord gaat met het elektronisch verzenden van de factuur. 

Integriteit

Naast de voorwaarde dat uw afnemer akkoord gaat met het elektronisch verzenden van uw factuur moet u als ondernemer ervoor zorgen dat u de authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud en leesbaarheid van de factuur (zowel elektronisch als op papier) waarborgt. Het staat u vrij om de methode te kiezen die u het meest geschikt vindt. De BTW wetgeving bevat twee methoden die in elk geval de authenticiteit en integriteit kunnen waarborgen, namelijk door toepassing van een geavanceerde elektronische handtekening of door een elektronische uitwisseling van gegevens. Een andere waarborgmethode is bijvoorbeeld het per mail versturen van facturen die de vorm van een pdf-bestand krijgen. U hoeft de methode voor waarborging van authenticiteit en integriteit van de facturen niet af te stemmen met de Belastingdienst. 


Voordelig

Meestal reikt de ondernemer die een levering of dienst verricht daar een factuur voor uit aan zijn afnemer. In sommige sectoren is het gebruikelijk dat de afnemer de factuur uitreikt. Als de afnemer de factuur uitreikt in plaats van de leverancier, heet dit selfbilling. Selfbilling kan zowel voordelig zijn voor de leverancier als voor de afnemer. Selfbilling komt voornamelijk voor in gevallen waar de afnemer informatie heeft over de vergoeding aan de leverancier. Als een ondernemer geregeld diensten afneemt van een andere ondernemer en per uur moet betalen, kan het voordelig zijn om selfbilling toe te passen. De afnemer registreert in zijn systeem al de afgenomen uren en kan op basis daarvan namens de leverancier een factuur opmaken. Dit kan voordeliger zijn dan de situatie waarbij de leverancier zijn factuur opmaakt. Als de leverancier de factuur opmaakt, moet de afnemer eerst controleren op juistheid voordat hij tot betaling overgaat.


Risico's

Selfbilling kan voordelig zijn voor zowel de leverancier als afnemer, maar er kleven (behoorlijk) risico's aan selfbilling. Risico's die voornamelijk de leverancier aangaan. De afnemer reikt namelijk in naam en voor rekening van de leverancier facturen uit. Dit betekent dat de leverancier te allen tijde niet alleen verantwoordelijk blijft voor de juistheid van de factuur, maar ook voor de (eventuele) gevolgen opdraait van niet juiste facturen. Als de afnemer bijvoorbeeld een te hoog bedrag aan BTW vermeldt of bijvoorbeeld ten onrechte het 21% BTW tarief op de factuur vermeldt in plaats van het toepassing zijnde verlaagde tarief van 6%, moet de leverancier alsnog de BTW die ten onrechte (te veel) op de factuur staat vermeld voldoen aan de Belastingdienst. Het maakt daarbij niet uit dat de leverancier de factuur4 namens hem opmaakte. Dit geldt eveneens als de leverancier geen kennis kon nemen van het bestaan of inhoud van deze factuur. 

U kunt niet alleen uw afnemer namens en voor uw rekening facturen laten opmaken, maar kunt het maken en uitreiken van facturen ook uitbesteden aan derde partijen. Er bestaan namelijk zongenaamde third party billing-bedrijven die namens derden facturen opmaken en uitreiken. Ook hierbij blijft u wel verantwoordelijk voor de juistheid van de facturen. 

Wilt u meer toelichting en/of advies met betrekking tot factureren neem gerust met ons contact op.
info@ctbelastingadvies.nl