Een onjuiste BTW-factuur kan u € 5.278,- kosten!

  • (0) comments
  • 14/09/2016
Ieder factuur is een uniek document, zowel voor de verzender als de ontvanger van een factuur. De voor de BTW-aangifte relevante gegevens zijn rechtstreeks afkomstig van facturen, opgesteld door ondernemer. Van ondernemers wordt verwacht dat zij de deskundigheid bezitten om een juiste factuur op te stellen. Dat betekent dat een factuur uniek herkenbaar en verifieerbaar moet zijn. Hoe zorgt u daarvoor?

De Belastingdienst verwacht dat u een correcte facturenadministratie bijhoudt. Iedere factuur moet aan een aantal criteria voldoen en uiterlijk op de vijftiende dag van de maand- die volgt op de transactiedatum - worden verstuurd. Het BTW-bedrag moet u achter de komma afronden op twee cijfers. Alle verstuurde facturen moet u zeven jaar bewaren, bij onroerende zaken is dit zelfs tien jaar. Het kan flink in de papieren lopen als u de factuurvereisten naast zich neerlegt: een onjuiste factuur kan leiden tot een boete van de fiscus. Er staat een boete van (maximaal) € 5.278 op het uitreiken van een onjuiste verkoopfactuur. Deze boete kan per onjuist uitgereikte factuur door de Belastingdienst worden opgelegd!

Prikkel
Als u een inkoopfactuur ontvangt die niet aan de wettelijke eisen voldoet, geeft deze geen recht op aftrek van BTW. Let daarom op dat u alleen de juiste facturen betaalt! Meld eventuele fouten aan de verzender van de factuur. De verzender van de factuur zal de gemelde fouten namelijk snel willen herstellen, omdat hij het gefactureerde bedrag zo spoedig mogelijk zal willen ontvangen. Zodra een inkoopfactuur is betaald, heeft de verzender geen financiële prikkel meer om fouten te herstellen. 

Gebrek
Voor een inkoopfactuur met slechts een licht gebrek is de aftrek van BTW toegestaan. Onder een licht gebrek wordt verstaan een abusievelijk gemaakte fout die niet van invloed is op de beoordeling of de op de inkoopfactuur vermelde BTW aftrekbaar is als voorbelasting:
  • een (type) fout in het adres of de naam;
  • een cijferomdraaiing in het huisnummer of een onjuiste postcode;
  • het vermelden van alleen een postbusadres van de ontvanger van de inkoopfactuur onder voorwaarden.
Het vermelden van alleen een postbusadres van de ontvanger van de inkoopfactuur zonder ook het vestigingsadres, is volgens de Belastingdienst onjuist. Er is pas sprake van een zwaar gebrek als de afnemer niet te identificeren en te traceren zou zijn. 
Als er zich op één factuur meerdere op zichzelf staande lichte gebreken voordoen, zullen deze in onderlinge samenhang worden beoordeeld en mogelijk niet meer als een licht gebrek worden gezien. 

Aantal eisen
  • U moet de volledige naam en het volledig adres vermelden; vermelding van alleen een postbusnummer van de ondernemer en/of zijn afnemer is niet voldoende;
  • u moet de datum vermelden waarop de prestatie heeft plaatsgevonden fo is voltooid; bij doorlopende prestaties moet u de periode vermelden waarin de prestaties zijn verricht
Daarnaast bestaan er bijzondere factuurvereisten voor speciale situaties. Is er een BTW-vrijstelling van toepassing, dan moet u dat eveneens vermelden, bijvoorbeeld door op de factuur te verwijzen naar het betreffende wetsartikel. Als de afnemer van de prestatie de factuur uitreikt (self billing) dan vermeldt u op de factuur de tekst 'factuur uitgereikt door afnemer'. Is de reisbureau- of margeregeling van toepassing, dan moet u de tekst vermelden: 'bijzondere regeling reisbureaus' of 'bijzondere regeling gebruikte goederen'. Bij een verleggingsregeling (nationaal of internationaal) vermeldt u op de factuur 'btw verlegd'. Doet u zaken met mensen buiten onze landsgrenzen, dan gelden ook weer aparte regels. Bij een transactie tussen ondernemers die niet in hetzelfde EU-land zijn gevestigd moet u op de factuur aangeven dat het gaat om een "intracommunautaire levering'. Als u exporteert en handtel met ondernemers die buiten de EU zijn gevestigd moet u aan de hand van boeken en bescheiden export kunnen aantonen. Een van de bewijzen kan zijn door een douane afgetekende verkoopfactuur. 

Laat uw facturen periodiek beoordelen

U doet er goed aan de door u uit te reiken verkoopfacturen periodiek te laten beoordelen op juistheid en volledigheid. Juiste en volledig opgestelde verkoopfacturen kunnen veel ellende voorkomen. Bij mogelijke wijziging in de BTW wetgeving, een verandering van de aard van de af te namen of te leveren prestaties en/of het uitbreiden van het relatiebestand naar ondernemers in andere EU-landen of zelfs naar ondernemers buiten de EU is een tussentijdse controle aan te bevelen. 

Wilt u uw facturen laten beoordelen dan kunt u met ons contact opnemen. Indien u dit jaar nog uw facturen laat beoordelen dan ontvangt u 50% korting en betaald u slechts € 35,- met een uitgebreid advies. Stuur hiervoor een e-mail naar info@ctbelastingadvies.nl